Bewirtschaftungsrichtlinien

  • Wirtschaftsführung Grundlagen

    1 Hochschulrecht

    Die TU Clausthal ist nach den §§ 15 und 47 des Niedersächsischen Hochschulgesetzes (NHG) eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und zugleich Einrichtung des Landes Niedersachsen. Die Personalverwaltung und die Bewirtschaftung der zugewiesenen Landesmittel, Liegenschaften und Vermögensgegenstände sind der Hochschule durch § 47 NHG als staatliche Angelegenheiten übertragen. Daneben sieht § 50 NHG die Bildung eines Körperschaftsvermögens vor. Das für die Finanzverwaltung zuständige Mitglied des Präsidiums ist zugleich Beauftragte oder Beauftragter für den Haushalt (§ 37 Absatz 4 Satz 4 NHG).

    2 Haushaltsrecht

    Die haushaltsrechtlichen Grundlagen finden sich in der Niedersächsischen Landeshaushalts­ordnung (LHO) sowie den hierzu ergangenen Verwaltungsvorschriften zur Niedersäch­sischen Landeshaushaltsordnung (VV-LHO).

    3 Globalhaushalt

    Die TU Clausthal wird als Landesbetrieb gemäß § 49 NHG, § 26 LHO geführt. Weitere Regelungen, insbesondere zu Organisations- und Buchführungsfragen treffen die „Betriebsanweisung für die Hochschulen in staatlicher Trägerschaft des Landes Niedersachsen“ und die „Bilanzierungsrichtlinie - Grundlagen der Buchführung für Hoch­schulen des Landes Niedersachsen“.

    4 Wirtschaftsplan

    Für jedes Geschäftsjahr ist ein Wirtschaftsplan aufzustellen. Dieser enthält sämtliche voraussichtlichen Erträge und Aufwendungen, zusammengefasst für Finanzierungen aus dem Landeszuschuss, aus Dritt- und Sondermitteln und aus eigenen Erträgen. Der Zuschussbedarf wird beim Ministerium für Wissenschaft und Kultur (MWK) zur Aufnahme in den Haushaltsplan des Landes angemeldet.

    Im Kapitel 0616 des Landeshaushalts sind für die TU Clausthal folgende Zuschusstitel veranschlagt:

    • Zuführungen für laufende Zwecke des Landesbetriebes (Kapitel 0616 Titel 682 01),
    • Zuführungen an den Landesbetrieb für die Unterhaltung der Grundstücke, der technischen und baulichen Anlagen (Kapitel 0616 Titel 682 03),
    • Zuführungen an den Landesbetrieb für die Beschäftigung von Ersatzkräften für Landes­bedienstete im Mutterschutz (Kapitel 0616 Titel 682 39),
    • Zuführungen für Investitionen des Landesbetriebs (Kapitel 0616 Titel 891 01).

     

    Bei Zuführungen aus anderen Mitteln des Landes (Sondermittel) sowie dem Drittmittel­aufkommen handelt es sich in der Regel um zweckgebundene Mittel zur Durchführung von Projekten, für zusätzliche Beschäftigung von Personal oder für die Beschaffung von Anlagen.

    5 Körperschaftsvermögen

    Für das vom Landesbetrieb abgegrenzte Körperschaftsvermögen gemäß § 50 NHG erfolgen Wirtschaftsplanaufstellung, Jahresabschluss und Kontoführung separat. Erträge sind im Wesentlichen Geldspenden, Sponsoringleistungen und ähnliche Zuwendungen; die Erträge zur Finanzierung von Forschungsvorhaben fließen hingegen dem Landesbetrieb zu. Bei der Einwerbung von Spenden und sonstigen, dem Körperschaftsvermögen zugedachten Zuwendungen ist eine spezielle Bankverbindung anzugeben. Die Mittel werden instituts­bezogen auf besonderen Kostenstellen bewirtschaftet. Die Regelungen für die Wirtschafts­führung des Landesbetriebes finden im Übrigen entsprechende Anwendung.

    6 Buchhaltung

    Buchführung und Rechnungslegung richten sich nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung in entsprechender Anwendung der handelsrechtlichen Vorschriften und werden zentral von der Finanzbuchhaltung wahrgenommen. Erträge und Aufwendungen werden nach Maßgabe eines Kontenplans gebucht.

     

     

  • Kostenstellen und Budgets

    1 Kostenstellenrechnung und Budgets

    Sämtliche Haushaltsmittel werden auf Kostenstellen (in der Buchhaltungssoftware begrifflich: Aufträge) bewirtschaftet. Die Kostenstellen sind nach Organisation der Hochschule und der Herkunft bzw. Verwendung der Mittel strukturiert und nummeriert. Die Kostenstellennummern werden von der Hochschulverwaltung festgelegt und sind bei Zahlungsanordnungen anzugeben. Im Rahmen der Kostenstellenrechnung werden die verfügbaren Budgets (vgl. Nr. 2) dargestellt. Alle Buchungsvorgänge werden einer Kostenstelle zugeordnet. Dem Budget werden die geleisteten Aufwendungen und Ausgaben für Anlagenbeschaffungen gegenüber gestellt und unter Berücksichtung eventueller Einnahmen saldiert. Die Kostenstellenberichte sind somit die maßgebliche Grundlage für die Mittelbewirtschaftung.

    2 Budgets der Hochschuleinrichtungen

    Zu Beginn des Wirtschaftsjahres werden aus den Zuschüssen des Landes Einzelbudgets der Institute, Zentralen Einrichtungen und sonstigen bewirtschaftenden Stellen hergeleitet und diesen ganz oder teilweise durch Budgetzuweisungen zur Bewirtschaftung übertragen. Die Anfangsbudgets können im Verlauf des Wirtschaftsjahres durch weitere Zuweisungen verändert werden. Die von den Hochschuleinrichtungen erzielten und auf den Kostenstellenberichten (vgl. Nr. 1.6) ausgewiesenen Einnahmen (Verkaufserlöse, Erträge aus Weiterbildungsveranstaltungen oder dem Sportbetrieb u. ä.) erhöhen die Budgets. Die Budgets für Sondermittel- und Drittmittelkostenstellen ergeben sich ausschließlich aus den Zuweisungen des Landes bzw. Zahlungseingängen der Drittmittelgeber.

  • Zahlungsverkehr

    1 Kontoführung

    Die TU Clausthal führt bei der Sparkasse Goslar/Harz (BLZ 26850001) folgende Konten:

    • Landesbetrieb: Konto Nr. 22111,
    • Körperschaftsvermögen: Konto Nr. 422,
    • Studentische Beiträge: Konto Nr. 8359.

     

    Die Kontovollmachten sind ausschließlich den zuständigen Personen in der zentralen Verwaltung erteilt. Die Führung von Bankkonten durch die Hochschuleinrichtungen ist nicht zulässig.

    2 Unbarer Zahlungsverkehr

    Der unbare Zahlungsverkehr wird ausschließlich durch die Finanzbuchhaltung vorge­nommen. Alle Anweisungen, Auszahlungen zu leisten oder Einzahlungen anzunehmen, sind daher an die Finanzbuchhaltung zu richten.

    Erklärungen zur Teilnahme am Lastschrifteinzugsverkehr können mangels Kontovollmacht von den bewirtschaftenden Stellen nicht rechtswirksam abgegeben werden. Sofern solche Erklärungen nötig werden sollten, ist rechtzeitig vorher der Kontakt mit der Finanzbuch­haltung aufzunehmen. Unberechtigten Einzugsfällen wird im Übrigen gegenüber der kontoführenden Bank widersprochen.

    3 Barer Zahlungsverkehr

    3.1 Unversitätskasse

    Barauszahlungen werden von der Universitätskasse vorgenommen. Näheres regelt eine Dienstanweisung.

    3.2  Nebenkassen

    Sofern die unmittelbare Einzahlung von geringfügigen Barbeträgen auf die Geschäftskonten oder die Leistung geringfügiger Auszahlungen über die Universitätskasse nicht möglich oder nicht zweckmäßig ist, können Nebenkassen (Handvorschüsse, Geldannahmestellen) eingerichtet werden. Näheres regelt eine Dienstanweisung.

  • Bewirtschaftungsregelungen

    1 Bewirtschaftungsbefugnis

    Mittel aus den Zuschüssen des Landes Niedersachsen werden durch Zuweisungen der oder des Beauftragten für den Haushalt dem jeweiligen Leiter der Hochschuleinrichtung zur Bewirtschaftung übertragen. Für Drittmittel wird die Bewirtschaftung jeweils der für die Projektleitung verantwortlichen Person übertragen, hier jedoch ohne vorherige Festlegung eines Budgets, sondern unter Hinweis auf die Verfügbarkeit der im Rahmen des Projektes erzielten Einnahmen. Daraus ergibt sich eine eindeutige Verantwortlichkeit für die einzelnen Kostenstellen, speziell für die Einhaltung der vorgegebenen bzw. verfügbaren Budgets sowie die inhaltlichen Vorgaben für deren Inanspruchnahme. Im Rahmen der vorhandenen Budgets und soweit dies nicht im Folgenden oder durch besondere Regelungen (z. B. Personalangelegenheiten, Vergaberichtlinien) eingeschränkt ist, sind die Hochschul­einrichtungen befugt, zu Lasten dieser Budgets Verfügungen zu treffen und Zahlungen anzuordnen.

    2 Bewirtschaftungsgrundsätze

    Die Budgets sind die obere Grenze der Ermächtigung, bis zu der Verpflichtungen eingegangen und Ausgaben geleistet werden dürfen. Von dieser Ermächtigung darf nur Gebrauch gemacht werden, soweit die Ausgaben zur Erfüllung der Aufgaben notwendig sind; dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (§§ 7, 34 LHO) zu beachten. Die zur Verfügung stehenden Budgets sind so zu bewirtschaften, dass sie nicht nur für den planmäßigen und sonstigen zwingenden Bedarf ausreichen, sondern auch unvorhergesehene und unabweisbar notwendig werdende Mehrausgaben abgedeckt werden können.

    3 Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit

    Die Ausrichtung jeglichen Verwaltungshandelns nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit soll die bestmögliche Nutzung von Ressourcen bewirken. Zur Beachtung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit gehört damit auch die Prüfung, ob eine Aufgabe oder Maßnahme durchgeführt werden muss, in welcher Form dies geschehen soll und ob sie durch die staatliche Stelle (hier: die Hochschule) durchgeführt werden muss.

    4 Erhebung von Einnahmen

    Einnahmen sind rechtzeitig und vollständig zu erheben. Dabei muss in jeder nur möglichen Weise auf eine schnelle Erhebung und Einziehung der Forderungen hingewirkt werden. Möglichkeiten zur Einnahmeverbesserung sind in allen Bereichen zu überprüfen und auszu­schöpfen. Zu den zu beachtenden Verpflichtungen gehört auch die Geltendmachung von Verzugszinsen und ggf. eines weitergehenden Verzugsschadens. Einnahmemindernde Maßnahmen sind nur in Ausnahmefällen und nur bei Vorliegen gesetzlicher Voraus­setzungen (z.B. §§ 58, 59 LHO) zulässig. Auf die gebotene Beteiligung der oder des Beauf­tragten für den Haushalt wird hingewiesen.

    5 Beachten der haushaltsrechtlichen Vorschriften

    Im Hinblick auf die Pflicht zur Beachtung haushaltsrechtlicher Vorschriften, die Haftung bei Verstößen gegen haushaltsrechtliche Bestimmungen und das Verbot so genannter „schwarzer Kassen“ ist auf die einschlägigen Maßgaben in den Richtlinien des Finanz­ministeriums zur Haushaltsführung hinzuweisen. Alle mit der Bewirtschaftung von Haus­haltsmitteln betrauten Personen werden alljährlich auf die Beachtung dieser Richtlinien hingewiesen.

     

  • Beteiligung Beauftragte für den Haushalt

    Die oder der Beauftragte für den Haushalt ist bei allen Maßnahmen von finanzieller Bedeu­tung zu beteiligen. Insbesondere in folgenden Fällen ist die Beteiligung vorher und recht­zeitig vorzunehmen:

    a)         Vertragsabschlüsse mit einem Geschäftswert ab 50.000 € ohne MWSt.,

    b)        Auszahlungen ab 50.000 € ohne MWSt.

    (Zahlungsanordnungen ab einer Wertgrenze von 50.000 € bedürfen vor ihrer Ausführung der Zustimmung der oder des Beauftragten für den Haushalt. Die Zustimmung erfolgt durch Mitzeichnung des Zahlungsausgangsbeleges. Für die Frage, ob diese Wertgrenze erreicht ist, ist ausschließlich der auszuzahlende Betrag - ohne MWSt. -maßgeblich.),

    c)         Änderung von Verträgen zum Nachteil des Landes,

    d)        Veränderung von Ansprüchen (Stundung, Niederschlagung und Erlass von Forderungen).

    e)         Annahme von Spenden ab 10.000 € im Einzelfall

    f)          Abschluss von Sponsoringvereinbarungen ab 1.000 € im Einzelfall

  • Repräsentationsaufwendungen

    Repräsentationsaufwendungen sind Ausgaben für Speisen und Getränke, Bewirtung und andere repräsentative Zwecke.

    1 Repräsentationsaufwendungen aus Zuschüssen des Landes Niedersachsen

    Lediglich das Präsidium sowie die Fakultätsdekanate verfügen über ein Budget, das Repräsentationsaufwendungen aus dem Landeszuschuss zulässt. Mittel aus den Landes­zuschüssen, die den Hochschuleinrichtungen (insbesondere mit der Zweckbindung „Lehr- und Betriebsmittel“) zur Verfügung gestellt werden, dürfen für Repräsentations­aufwendungen nicht eingesetzt werden.

    2 Repräsentationsaufwendungen aus Drittmitteln

    Auch die Inanspruchnahme der Drittmittel ist ohne Rücksicht darauf, ob die Hoch­schule die Mittel Dritter als staatliche Haushaltsmittel (§ 22 Absatz 1 Satz 4 NHG) oder im Rahmen des Körperschaftsvermögens (§ 50 NHG) verwaltet, an die haus­haltsrechtlichen Vorgaben des Landes gebunden.

    Drittmittel dürfen für die Bewirtung von Gästen unter folgenden Voraussetzungen in Anspruch genommen werden:

    • Zuwendungen und Zuschüsse Dritter nur unter Beachtung des vom Geldgeber bestimmten Zwecks und nur wenn Mittel für Bewirtung sowohl im Antrag als auch im Bewilligungsbescheid enthalten sind oder eine schriftliche Einverständniserklärung des Drittmittelgebers vorliegt; ein entsprechender Nachweis ist zu erbringen.
    • Einnahmen aus Aufträgen Dritter, wenn der Anlass für die Bewirtung in unmittelbarem Zusammenhang mit einem Forschungsauftrag steht und diese Aufwendungen vom Auftraggeber bezahlt werden; eine entsprechende Bestätigung muss vorliegen.
    • Mittel der Sonderrücklage (so genannte „Freie Guthaben“), die auf besonderen Kostenstellen ausgewiesen sind, können für Repräsentationsaufwendungen in unmittelbarem Zusammenhang mit einer Aufgabe der Hochschule gemäß §3 NHG in Anspruch genommen werden.
    • Spenden können nur dann für Repräsentationsaufwendungen in Anspruch genommen werden, sofern der Spender ausdrücklich einen bestimmten Betrag hierfür vorsieht. Eine evtl. Zuwendungsbestätigung darf diesen Teilbetrag der Spende jedoch nicht mit einschließen. Wurde für Spenden eine Zuwendungsbestätigung ausgestellt, ist die Verwendung für Repräsentationsausgaben unzulässig.
    • Bei der Durchführung wissenschaftlicher Tagungen können Repräsentationsaufwendungen getragen werden, wenn kostendeckende Gebührenanteile oder Beiträge für diesen Zweck ausgewiesen werden.


    Insgesamt gelten folgende Regelungen:

    • Der Anlass für die Bewirtung bzw. die Art der Veranstaltung sind zu erläutern.
    • Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer sind namentlich unter Angabe der vertretenen externen und internen Einrichtungen aufzuführen, wobei der Teilnehmerkreis aus dem Hochschulbereich auf ein Minimum zu beschränken ist.
    • Kosten für Pfand können nicht erstattet werden, dies ist auf den eingereichten Belegen entsprechend kenntlich zu machen und herauszurechnen.
    • Gäste, die in Seminaren oder anderen die Wissenschaft fördernden Veranstaltungen der Hochschule Vorträge halten, ohne dafür ein Honorar zu erhalten, können bewirtet werden oder Gastgeschenke erhalten, wenn bestätigt wird, dass der Gast kein Honorar erhalten hat, weil die Bewirtung oder das Gastgeschenk in diesem besonderen Fall die Vergütung ersetzen soll.
    • Personen, die Reisekostenvergütung erhalten, dürfen nicht bewirtet werden, da durch das Tagegeld die Verpflegungskosten abgedeckt sind und bereits der steuerlich zulässige Höchstbetrag erstattet wird. Deshalb ist bei Bewirtungen außerhalb des Dienstortes immer anzugeben, ob die Bewirtung im Rahmen einer Dienstreise stattgefunden hat und ob Tagegeld gezahlt bzw. beantragt worden ist. Sollte dies der Fall sein, können nur die Bewirtungskosten für die externen Gäste erstattet werden. Der Beleg ist entsprechend kenntlich zu machen.


    3 Nicht berücksichtigungsfähige Aufwendungen

    Folgende Aufwendungen können weder aus staatlichen Haushaltsmitteln noch aus Dritt­mitteln getragen werden:

    • Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern, Feiern anlässlich von Dienstjubiläen und ähnliche Veranstaltungen;
    • Aufwendungen für innerdienstliche Veranstaltungen wie Seminare, Mitarbeiter­besprechungen, Gremiensitzungen und ähnliches;
    • Geschenke an Hochschulangehörige, auch aus Anlass von runden Geburtstagen und ähnlichem,
    • Trinkgelder.


    4 Sonstige Hinweise

    Sollte es durch besondere Ereignisse oder Veranstaltungen im Einzelfall notwendig sein, von den allgemeinen Regelungen abzuweichen, ist vor Eingehen der Verpflichtungen das Einvernehmen mit dem oder der Beauftragten für den Haushalt herzustellen.

    Zahlungsbelege und Rechnungen, die den oben genannten Anforderungen nicht genügen, werden nicht ausgeführt und der anordnenden Stelle zurückgegeben. Dies wird insbeson­dere der Fall sein, wenn der Teilnehmerkreis nicht erläutert ist, die Art der Veranstaltung nicht ersichtlich ist und die ansonsten notwendigen Erläuterungen bzw. Bestätigungen nicht vorhanden sind.

  • Spenden und Sponsoring

    1 Rechtliche Grundlagen

    1.1 Steuerrecht

    Zuwendungen zur Förderung steuerbegünstigter Zwecke sind gemäß § 10 b des Einkom­mensteuergesetzes (EStG) für Spender als Sonderausgaben abzugsfähig. Gleiches gilt für die Zuwendung von Wirtschaftsgütern. Die TU Clausthal ist als Körper­schaft des öffentlichen Rechts und zugleich Einrichtung des Landes Niedersachsen kraft Gesetzes berechtigt, Zuwendungsbestätigungen für steuerbegünstigte Zwecke auszu­stellen.

    1.2 Körperschaftsvermögen

    Spenden und ähnliche Zuwendungen (Stiftungen, Schenkungen, Erbschaften) an die TU Clausthal werden in der Regel im Körperschaftsvermögen verwaltet. Bei der Einwerbung derartiger Mittel ist daher die Bankverbindung des Körperschaftsvermögens anzugeben.

    1.3 Bestimmungen des Landes zum Sponsoring

    Das Land Niedersachsen hat in der „Richtlinie zur Korruptionsprävention und Korruptions­bekämpfung in der Landesverwaltung (Antikorruptionsrichtlinie)“ vom 16. Dezember 2008 Bestimmungen zum Sponsoring und für die Annahme von Spenden getroffen.

    1.4 Abgrenzung von Spenden und Sponsoring

    Spenden sind Zuwendungen von juristischen oder natürlichen Person (z. B. Unternehmen, Privatpersonen), bei denen das Motiv der Förderung der jeweiligen Behörde oder Einrichtung dominant ist. Der Spender erwartet keine Gegenleistung. Sponsoring ist die Zuwendung von Geld oder einer geldwerten Leistung zur Erfüllung von Landesaufgaben, die neben dem Motiv zur Förderung der öffentlichen Einrichtung auch andere Interessen verfolgt. Dem Sponsor kommt es auf seine Profilierung in der Öffentlichkeit über das gesponserte Produkt an (Imagegewinn, Kommunikative Nutzung), nicht auf eine angemessene Gegenleistung.

    Diese Abgrenzung spiegelt sich auch in der steuerlichen Behand­lung wieder. Sponsoringleistungen können unter bestimmten Voraussetzungen bei der TU Clausthal zur Steuerpflicht führen und müssen zur Rechtssicherheit schriftlich vereinbart werden.

    2 Zweckbindung und Verwendung

    2.1 Steuerbegünstigte Zwecke

    Zuwendungen zugunsten der TU Clausthal werden in erster Linie wissenschaftlichen Zwecken, also unmittelbar der Förderung des Lehr- und Forschungs­betriebes, dienen. Es kommen jedoch auch weitere Zwecksetzungen in Betracht, so zum Beispiel Bildungsförderung einschließlich Studentenhilfe, Gleichberechtigung, kulturelle Zwecke, Sport, Arbeitsschutz und Unfallverhütung sowie Umweltschutz.

    2.2 Nicht steuerbegünstigte Zwecke

    Für Zuwendungen, die nicht unmittelbar steuerbegünstigten Zwecken dienen, also nicht dem engeren Bereich von Lehre und Forschung zuzuordnen sind, im Rahmen der Auftrags­forschung in einen Betrieb gewerblicher Art fallen oder beispielsweise zur Deckung von Repräsentationsaufwendungen gegeben werden, dürfen Zuwendungsbestätigungen nicht ausgestellt werden. Umgekehrt dürfen aus Zuwendungen, für die eine Zuwendungs­bestätigung ausgestellt wurde, keine Aufwendungen geleistet werden, die nicht unmittel­bar dem in der Bestätigung beschriebenen steuerbegünstigten Zweck dienen.

    2.3 Sanktionen

    Das Steuerrecht sanktioniert sowohl das Ausstellen unzutreffender Zuwendungs­bestätigungen als auch die zweckfremde Verwendung von erhaltenen Zuwendungen. Nach § 10 b Absatz 4 Satz 2 EStG haftet für die entgangene Steuer,

    a)         wer vorsätzlich oder grob fahrlässig eine unrichtige Bestätigung ausstellt (sog. Aussteller­haftung) oder

    b)        wer veranlasst, dass Spenden nicht zu den in der Bestätigung angegeben steuer­begünstigten Zwecken verwendet werden (sog. Verwendungshaftung).

    Anders als die Ausstellerhaftung setzt die Verwendungshaftung kein Verschulden voraus. Die Haftung erstreckt sich auf die der Finanzverwaltung auf Grund der Mittelfehlverwen­dung entgangene Steuer, die nach § 10 b Absatz 4 Satz 3 EStG pauschal mit 30 % des zugewendeten Betrages anzusetzen ist.

    3 Zuständigkeiten und Verfahren

    Vor dem Hintergrund der erwähnten Regelungen und den hierzu ergangenen Ausfüh­rungshinweisen des MWK werden folgende Zuständig­keits- und Verfahrensregelungen getroffen:

    3.1 Zuständigkeiten

    Das MWK hat den Beauftragten für den Haushalt der einzelnen Hochschulen die Befugnis zur Annahme von Spenden und Sponsoringleistungen übertragen. Um der Abgrenzung zwischen Spenden einerseits und Sponsoringleistungen andererseits Rechnung tragen zu können, werden die hochschulinternen Zuständigkeiten wie folgt differenziert:

    Vor der Annahme von Spenden ab 10.000 € im Einzelfall bzw. dem Abschluss von Sponsoringvereinbarungen ab 1.000 € im Einzelfall ist die Hochschulverwaltung zwecks Befassung der oder des Beauftragten für den Haushalt rechtzeitig zu beteiligen. Unterhalb dieser Wertgrenzen können die Leiterinnen und Leiter der Hochschuleinrichtungen entsprechende Vereinbarungen unter Beachtung der Antikorruptionsrichtlinie und der hier gegebenen Hinweise eigenverantwortlich treffen.

    3.2 Hinweispflicht

    Spender und Sponsoren sind rechtzeitig darauf hinzuweisen, dass

    • die Veröffentlichung bestimmter Angaben ab einem Wert von 1.000 € im Einzelfall vorgeschrieben ist und
    • einzelne Personen zur Annahme der Förderung nicht befugt sind, die Leistung aber zur Erfüllung der Aufgabe, die gefördert werden soll, verwendet werden wird.

    (Nr. 8.1.2.5 der Antikorruptionsrichtlinie.)

    3.3 Anzeigepflicht

    Zur Sicherstellung der Veröffentlichungspflicht sind alle Spenden ab einem Wert von 1.000 € im Einzelfall, auch falls keine Zuwendungsbestätigung beantragt wird, dem Dezernat 1 der Hochschulverwaltung anzuzeigen.

    3.4 Schriftform

    Für Sponsoringverträge ist regelmäßig die Schriftform zu wählen. Die Bereitstellung von Spenden und deren Annahme ist zumindest in einem Schriftwechsel zu dokumentieren, der eindeutige Angaben enthält (Name des Zuwendenden, Höhe des Geldbetrages oder Bezeichnung der Sache oder Dienstleistung mit Angabe des vollen Wertes, Hinweis zur Verwendung, Erklärung dass es sich nicht um ein Entgelt für einen Leistungsaustausch handelt).

    3.5 Zuwendungsbestätigungen

    Zuwendungsbestätigungen können nur vom Dezernat 1 der Hochschulverwaltung ausge­stellt werden. Die Ausstellung einer Zuwendungsbestätigung kann nach Geldeingang oder Empfang der Sachzuwendung mit dem hierfür vorgesehenen Formular beantragt werden.

    Bei Geldspenden bis 200 € reicht den Finanzbehörden für den Antrag des Spenders auf Steuer­minderung die Vorlage des Einzahlungsbelegs. Es wird dennoch empfohlen, auch bei Geld­spenden bis 200 € die Ausstellung einer Zuwendungsbestätigung zu beantragen. Auch wenn keine Zuwendungsbestätigung ausgestellt wird, muss die Zuwendung zweck­entsprechend (für steuerbegünstigte Zwecke) verwendet werden.

    4 Sachzuwendungen

    4.1 Verbrauchsgüter und Anlagegüter

    Die Annahme von Sachzuwendungen ist zu differenzieren nach zum Verbrauch bestimmten Gütern und Gegenständen des Anlagevermögens. Für Verbrauchsgüter gelten die Rege­lungen für Geldzuwendungen entsprechend. Für Anlagegüter sind im Rahmen der Anzeigepflicht unter Anderem ergänzende Angaben zur beabsichtigten Nutzung, zur Wirt­schaftlichkeit und zur Folgekostenfinanzierung notwendig. Auch bei der Annahme von zugewendeten Anlagegütern ist zu beachten, dass keine Bindungen für künftige (Folge-) Beschaffungen entstehen dürfen, durch die ein öffentlicher Wettbewerb faktisch einge­schränkt oder ausgeschlossen wäre.

    4.2 Wertermittlung

    Der Wertermittlung bei Sachzuwendungen ist besondere Aufmerksamkeit zu widmen. Sie hat nach folgenden Kriterien zu erfolgen:

    Ist das Wirtschaftsgut unmittelbar vor der Zuwendung einem Betriebsvermögen entnom­men worden, so darf bei der Ermittlung des Wertes der bei der Entnahme angesetzte Wert („Entnahmewert“) nicht überschritten werden. Von den Zuwendenden, die Wirtschafts­güter aus ihrem Unternehmen spenden, ist eine Bestätigung über den Wert zu verlangen, zu dem die Wirtschaftsgüter dem Betriebsvermögen entnommen worden sind und dem Antrag beizufügen. Zuzüglich zum Entnahmewert darf auch die Umsatzsteuer als Zuwen­dung geltend gemacht werden.

    In allen übrigen Fällen bestimmt sich der Wert nach dem „gemeinen Wert“ des Wirtschafts­gutes. Der gemeine Wert wird durch den Preis bestimmt, der im gewöhnlichen Geschäfts­verkehr nach der Beschaffenheit des Wirtschaftsgutes bei einer Veräußerung zu erzielen wäre. Dabei sind alle Umstände, die den Preis beeinflussen, zu berücksichtigen. Ungewöhn­liche oder persönliche Verhältnisse sind nicht zu berücksichtigen. Am sichersten und markt­gerechtesten lässt sich der gemeine Wert eines Wirtschaftsgutes anhand von Verkaufs­preisen ermitteln; soweit Listenpreise vorliegen, sollten diese als maßgeblich herangezogen werden.

    Das setzt aber voraus, dass Kaufpreise überhaupt zur Verfügung stehen und die Kaufpreise in ihrer Aussagekraft eindeutig und zuverlässig sind.

    Der Nachweis sollte in allen Fällen durch eine „Pro-forma-Rechnung“ des Zuwendenden erfolgen, deren Angemessenheit durch die Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit zu bestätigen ist. Bei Sachzuwendungen aus dem Privatvermögen eines Zuwendenden ist anzugeben, welche Unterlagen zur Ermittlung des angesetzten Wertes herangezogen wurden (historischer Kaufpreis und Absetzung für Abnutzung oder Gutachten über den aktuellen Wert).

  • Zusammenarbeit mit Fördervereinen

    Der Niedersächsische Landesrechnungshof hatte die Zusammenarbeit der Hochschulen mit Fördervereinen untersucht und unter haushaltsrechtlichen Aspekten teilweise deutlich kriti­siert. Vor diesem Hintergrund und unter Beachtung der hochschulrechtlichen und haus­haltsrechtlichen Aspekte sowie unter Würdigung der satzungsgemäßen Aufgaben des Vereins von Freunden der Technischen Universität Clausthal sind folgende, einvernehmliche Abgrenzungskriterien zur Zusammenarbeit im Bereich der Einwerbung, des Zuflusses und der Verwendung zweckgebundener Mittel entwickelt worden:

     

    1.         Bei der Bereitstellung von Mitteln Dritter zur Förderung von Zwecken des Vereins von Freunden oder der Technischen Universität Clausthal ist jeweils nach Lage des Einzelfalls oder des Förderungszwecks eine eindeutige Fest­stellung zu treffen, welche der beiden Institutionen für die Bewirtschaftung dieser Mittel und den Nachweis in ihrer Buch­haltung zuständig und verantwortlich ist. Der Verein von Freunden trifft diese Feststel­lung, sobald der Wunsch auf Mittelbewirtschaftung an ihn herangetragen wird oder ihm entsprechende Mittel zufließen. In Zweifelsfällen erfolgt eine Abstimmung mit der Tech­nischen Universität Clausthal.

    2.         Die Feststellung nach Nr. 1 ist unter Abwägung folgender Kriterien zu treffen:

    a) Einwerbung/Initiative

    Wer hat die Initiative bzw. Federführung zur Durchführung einer Maßnahme ergriffen oder ist Träger der Maßnahme bzw. wer hat die Geldgeber gebeten, Mittel bereitzu­stellen?

    b) Korrespondenz / Kommunikation

    Wer ist der Ansprechpartner für die „Sponsoren“ bzw. wer führt die Korrespondenz?

    c) Disposition

    Wer entscheidet materiell über die Mittelverwendung?

    d) Zwecksetzung

    Ist die Zweckbestimmung der Mittel eher der gesetzlichen Aufgabenstellung der Hoch­schule oder aber den satzungsgemäßen Zwecken des Vereins zuzurechnen?

     

    Diese Abgrenzungskriterien sind bei Überlegungen zur Kooperation mit dem Verein von Freunden bereits im Vorfeld der Einwerbung entsprechender Mittel zu beachten.

  • Veränderung von Verträgen und Ansprüchen

    Nur in besonders begründeten Ausnahmefällen dürfen Verträge zu Lasten der Hochschule geändert oder Ansprüche der Hochschule verändert werden. Hierzu gehören insbesondere Stundung (Hinausschieben der Fälligkeit) und Erlass (Verzicht auf fällige Ansprüche). Der Zustimmungsvorbehalt der oder des Beauftragten für den Haushalt ist zu beachten.

  • Inventarverwaltung

    Der Nachweis des beweglichen Vermögens erfolgt im Rahmen der kaufmännischen Buch­haltung durch die Anlagenbuchhaltung. Die Hochschuleinrichtungen wirken dabei insbe­sondere durch die Überprüfung der regelmäßig bereitgestellten Bestandsverzeichnisse mit. Absetzungen aus dem Inventar (Verkauf, Verschrottung usw.) sind schriftlich anzuzeigen. Vermögensgegenstände dürfen nur zu ihrem vollen Wert und nur dann veräußert werden, wenn sie zur Erfüllung der Aufgaben des Landes in absehbarer Zeit nicht benötigt werden (vgl. § 63 LHO). Erlöse sind bei den Kostenstellen für Lehr- und Betriebsmittel nachzu­weisen. Bei der Absetzung von Inventar, das aus Drittmitteln beschafft wurde, sind gegebe­nenfalls projektbezogen die jeweiligen besonderen Bewilligungsbedingungen zu beachten.

  • Versicherungen

    Das Land (und damit auch die Hochschule als Einrichtung des Landes) versichert seine Risi­ken grundsätzlich nicht. In Schadensfällen sind die entstehenden Ausgaben aus Mitteln des Landes (der Hochschule) zu decken. In besonderen Ausnahmefällen kann jedoch der Abschluss einer Versicherung zulässig sein; begründete Anträge sind frühzeitig einzureichen. Über Ausnahmen entscheidet das MWK unter Beteiligung des Finanzministeriums.

  • Billigkeitsleistungen

    Leistungen aus Gründen der Billigkeit, auf die kein Rechtsanspruch besteht und denen ins­besondere keine Gegenleistungen gegenüberstehen, dürfen nur gewährt werden, wenn Ausgabemittel besonders zur Verfügung gestellt sind. Das MWK hat mit Erlass vom 21. Januar 1999 entschieden, dass freie Drittmittelguthaben und nicht unmittelbar zweckgebundene Spenden in diesem Sinne nicht „besonders zur Verfü­gung gestellt“ sind und damit nicht für Billigkeitsleistungen verwendet werden dürfen.

  • Interne Verrechnungen

    Für Lieferungen und Leistungen zwischen Landesdienststellen sind marktübliche Entgelte zu berechnen.

  • Nachrufe und Kranzspenden

    Kranzspenden können gewährt werden beim Ableben von aktiven oder im Ruhestand befindlichen Beamtinnen, Beamten oder Beschäftigten sowie Auszubildenden und Studierenden. Bei Kranzspenden sind Schleifen in den Farben Schwarz-Rot-Gold mit den Wappen des Landes Niedersachsen und der Hochschule zu verwenden. Die Kosten sollen 80 € nicht überschreiten. An Stelle einer Kranzspende kann der Betrag auf ausdrücklichen Wunsch der oder des Verstorbenen oder der Hinterbliebenen als Spende an eine gemeinnützige Organisation verwendet werden.

    Die genannten Personen können beim Ableben durch einen Nachruf geehrt werden. Nachrufe sollen grundsätzlich nur in einer Tageszeitung veröffentlicht werden, in der Regel in derjenigen Zeitung, die die oder der Verstorbene selbst gehalten hat oder die von den Hinterbliebenen bezeichnet wird. Der Nachruf soll sich auf ein kurzes Wort des Gedenkens und der Verbundenheit beschränken.

  • Anordnung von Zahlungen und Buchungen

    1 Verantwortlichkeiten und Verfahren

    Die Anordnung von Zahlungen und Buchungen ist das Ergebnis einer Abfolge von Entscheidungen, mit denen die Verantwortlichkeiten für die Richtigkeit der anzunehmenden Einzahlung, der zu leistenden Auszahlung oder der vorzunehmenden Buchung wahr­genommen werden. Demzufolge ist in den Hochschuleinrichtungen sicherzustellen, dass sich die handelnden Personen dieser Verantwortlichkeiten bewusst sind und diese im Rahmen Ihrer Aufgabenstellung ordnungsgemäß wahrnehmen können.

    Im Rahmen ihrer Bewirtschaftungsbefugnis und der zugewiesenen bzw. zur Bewirt­schaftung übertragenen Mittel können die Hochschuleinrichtungen gegenüber der Finanz­buchhaltung Zahlungsanordnungen erteilen. Hierzu sind erforderlich:

    • zahlungsbegründende Unterlagen, aus denen Zweck und Anlass der Zahlung deut­lich erkennbar sind (z. B. Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Mittel­anforderung, sonstiger Schriftwechsel),
    • die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit,
    • die Anordnung zur Leistung bzw. Annahme der Zahlung mit Angabe der Kosten­stelle.

    Zahlungsanordnungen sind so rechtzeitig zu erteilen, dass gesetzte Fristen eingehalten werden können. Anordnungen zur Annahme von Einzahlungen sind gleichzeitig mit der Zahlungsaufforderung an den Einzahler zu erteilen. Zahlungsanordnungen und ihre Anla­gen müssen gut lesbar sein. Streichungen und sonstige Änderungen sind so vorzunehmen, dass die ursprünglichen Angaben lesbar bleiben. Die Berichtigungen sind von den Betei­ligten für ihren Verantwortungsbereich mit Namenszeichen und Datum zu versehen. Anla­gen zu einer Zahlungsanordnung sind mit dieser so zu verbinden, dass sie nicht verloren gehen können.

    2 Abstimmungen

    Die angeordneten und gebuchten Zahlungen werden in den Kostenstellenberichten abge­bildet. Die Hochschuleinrichtungen stimmen ihre Unterlagen laufend mit den Kosten­stellenberichten und ergänzenden Listen ab. Differenzen sind umgehend aufzuklären und zu bereinigen.

    3 Kassensicherheit

    Wer Zahlungsanordnungen erteilt oder an ihnen verantwortlich mitwirkt, darf an Zahlun­gen oder Buchungen nicht beteiligt sein. Bedienstete dürfen also keine Anordnung voll­ziehen oder Rechnungsbescheinigungen in Angelegenheiten abgeben, die ihre eigene Person betreffen.

    4 Anordnungsbefugnis

    4.1 Allgemeines

    Die Anordnungsbefugnis berechtigt, gegenüber der Finanzbuchhaltung Anordnungen über die Annahme von Einzahlungen zugunsten und Auszahlungen zu Lasten der bewirt­schafteten Mittel zu erteilen. Die Anordnungsbefugnis kann auf Antrag des Leiters der jeweiligen Hochschuleinrichtung von dem oder der Beauftragten für den Haushalt erteilt werden. Ausgehend von den organisatorischen Notwendigkeiten sollte im Regelfall neben der Leiterin oder dem Leiter der Einrichtung eine möglichst kleine Anzahl von Personen zu Anordnungen befugt sein.

    4.2 Form und Inhalt der Anordungsbefugnis

    Die Zahlungsanordnung muss von der oder dem Anordnungsbefugten eigenhändig unter­schrieben werden. Mit dieser Anordnung weist die oder der Anordnungsbefugte dazu an, den ausgewiesenen Betrag an den Empfänger auszuzahlen bzw. einzunehmen. Die Anord­nung kann mit der Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit, nicht jedoch mit der Beschei­nigung der rechnerischen Richtigkeit zusammengefasst werden.

    Die oder der Anordnungsbefugte übernimmt mit der Unterzeichnung die Verantwortung dafür, dass

    • in der Zahlungsanordnung keine offensichtlich erkennbaren Fehler enthalten sind,
    • die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit von dazu befugten Personen abgegeben ist.

    Die Anordnungsbefugnis erstreckt sich nicht auf Zahlungen im Zusammenhang mit Arbeits­verträgen und Dienstverhältnissen; hierfür ist ausschließlich die Zuständigkeit der zentralen Hochschulverwaltung gegeben.

     

Anina Howind

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Anina Howind
Leitung Sachgebiet 12: Finanzen

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